Usługa 07

    Raportowanie zarządcze

    Jeden format statusu, na którym zarząd może oprzeć decyzję, a nie tylko zapoznać się z opisem.

    Problem, który rozwiązujemy

    Raport powstaje przed spotkaniem zarządu, z danych zbieranych od kilku osób, w formacie, który zmienia się co miesiąc. Trudno na jego podstawie porównać okresy i jeszcze trudniej podjąć decyzję.

    Zarząd nie potrzebuje opisu wykonanych czynności. Potrzebuje odpowiedzi: gdzie jesteśmy wobec planu, co się zmieniło i jaką decyzję trzeba podjąć teraz.

    Kiedy ta usługa ma sens

    • Status projektu za każdym razem wygląda inaczej i nie da się go porównać w czasie.
    • Raport opisuje aktywność, ale nie odpowiada na pytanie o skutek dla terminu i budżetu.
    • Decyzje są odkładane, bo materiał nie pozwala ich podjąć.
    • Kilka projektów raportuje w różnych formatach do tego samego gremium.

    Zakres pracy

    1. 01Uzgodnienie odbiorców raportu i decyzji, które mają na jego podstawie zapadać.
    2. 02Zaprojektowanie jednego formatu statusu dla projektu lub portfela.
    3. 03Zbieranie i weryfikacja danych u źródła, zamiast odpytywania zespołu.
    4. 04Przygotowanie raportu w stałym cyklu wraz z rekomendacją decyzji.
    5. 05Prowadzenie rejestru decyzji podjętych na podstawie raportu.

    Typowe rezultaty procesu

    • Format raportu statusowego uzgodniony z odbiorcami
    • Zestawienie postępu wobec planu i budżetu
    • Lista odchyleń z opisem przyczyny i wpływu
    • Lista decyzji do podjęcia z rekomendacją
    • Rejestr decyzji podjętych

    Zestaw dokumentów dopasowujemy do skali projektu. Nie każdy projekt wymaga wszystkich pozycji.

    Jak zaczynamy

    1. 1Rozmowa z odbiorcami raportu o tym, jakich decyzji dotyczy.
    2. 2Przegląd dostępnych danych i ich wiarygodności.
    3. 3Przygotowanie pierwszego raportu w nowym formacie i jego weryfikacja.
    4. 4Wejście w stały cykl raportowania.

    Najczęstsze pytania

    Czy raportowanie ma sens bez pozostałych usług?
    Ma, jeśli dane źródłowe są dostępne i wiarygodne. Jeśli nie są, pierwszym krokiem jest ich uporządkowanie, bo dobry format nie naprawi złych danych.
    Jak często powstaje raport?
    Cykl dobieramy do tempa projektu i kalendarza decyzyjnego organizacji, a następnie utrzymujemy go konsekwentnie. Ustalenia zapisujemy w umowie.
    Czy raport pokazuje też złe informacje?
    Tak. Raport, który pokazuje wyłącznie postęp, nie jest narzędziem zarządczym. Odchylenia i ryzyka prezentujemy wprost, razem z możliwymi reakcjami.
    W jakiej formie dostarczacie raport?
    W formie uzgodnionej z odbiorcami: dokument, zestawienie lub widok w narzędziu klienta. Priorytetem jest czytelność dla decydenta, nie liczba wskaźników.
    • Kontrola budżetu i harmonogramu

      Budżet i plan przestają być dokumentem archiwalnym, a stają się narzędziem decyzji.

    • PMO as a Service

      Gotowe biuro zarządzania projektami po stronie klienta, uruchamiane na czas trwania zadania.

    • Przejęcie projektu

      Wchodzimy w projekt, który już trwa, ustalamy stan faktyczny i przejmujemy prowadzenie.

    Opisz projekt, dopasujemy zakres.

    Brief zajmuje kilka minut i pozwala nam przygotować rozmowę o rzeczach istotnych, a nie o ogólnikach.

    Zobacz pozostałe usługi