Model współpracy

    Jak działamy

    Pracujemy jako zewnętrzny dział zarządzania projektami po stronie organizacji, która projekt zamawia i finansuje. Poniżej opisujemy sposób wejścia, rytm pracy i podział odpowiedzialności, bo od tego zależy, czy nasza rola ma realny mandat.

    Cztery etapy

    1. 01

      Diagnoza

      Zanim cokolwiek zaplanujemy, sprawdzamy stan faktyczny.

      • Czytamy dokumenty, które istnieją, i nazywamy te, których brakuje.
      • Rozmawiamy z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne części projektu.
      • Ustalamy, co jest naprawdę zatwierdzone, a co jedynie uzgodnione ustnie.
      • Wskazujemy ryzyka, które są już obecne w projekcie w dniu naszego wejścia.
    2. 02

      Plan wejścia

      Zakres naszej roli zapisujemy, zamiast zakładać, że jest oczywisty.

      • Definiujemy, za jakie decyzje odpowiadamy my, a jakie pozostają u klienta.
      • Ustalamy tryb pracy, częstotliwość przeglądów i format raportu.
      • Uzgadniamy punkty decyzyjne oraz ścieżkę eskalacji.
      • Określamy warunki zakończenia współpracy i sposób przekazania projektu.
    3. 03

      Prowadzenie

      Projekt idzie w stałym rytmie, a nie w reakcji na kryzysy.

      • Aktualizujemy plan, budżet i prognozę na podstawie rzeczywistego postępu.
      • Prowadzimy rejestr ryzyk z właścicielem i planem reakcji dla każdej pozycji.
      • Zapisujemy decyzje wraz z datą, autorem i uzasadnieniem.
      • Eskalujemy wcześnie, gdy koszt reakcji jest jeszcze niski.
    4. 04

      Przekazanie i zamknięcie

      Projekt kończy się dokumentacją, nie zniknięciem zespołu.

      • Domykamy odbiory, rozliczenia i formalne zamknięcie zakresu.
      • Porządkujemy dokumentację w formie, którą klient może dalej obsługiwać.
      • Przekazujemy projekt do bieżącej działalności wraz z listą otwartych spraw.
      • Podsumowujemy wnioski, które mają wartość dla kolejnych projektów.

    Podział odpowiedzialności

    Po naszej stronie

    • Prowadzenie projektu w uzgodnionym zakresie i trybie.
    • Plan, budżet bazowy, prognoza i rejestr zmian.
    • Rejestr ryzyk i decyzji oraz rytm raportowania.
    • Koordynacja dostawców i uczestników w ramach naszego mandatu.
    • Wczesna eskalacja i rekomendacja wraz z opisem skutków.

    Po stronie klienta

    • Decyzje właścicielskie i biznesowe oraz ich terminowość.
    • Zatwierdzanie budżetu, zmian zakresu i wyboru dostawców.
    • Dostęp do informacji, dokumentów i osób w organizacji.
    • Mandat, który pozwala nam realnie koordynować uczestników.
    • Role formalne wymagane prawem i pozostające przy uprawnionych osobach.

    Zasady, których nie negocjujemy

    Jeden ośrodek decyzji
    Projekt ma mieć jedno miejsce, w którym zbiegają się plan, koszt i ryzyko. Rozproszona odpowiedzialność jest najczęstszą przyczyną opóźnień.
    Zapisana zmiana
    Każda zmiana zakresu, terminu lub budżetu ma autora, wycenę skutków i formalną decyzję. Ustne ustalenia nie są podstawą do realizacji.
    Status oparty na kryteriach
    Etap jest zamknięty, gdy spełnia wcześniej ustalone kryteria, a nie gdy wszyscy uznają, że jest już prawie gotowy.
    Zła wiadomość podana wcześnie
    Ryzyko zgłaszamy w momencie, w którym da się jeszcze wybrać wariant reakcji, nawet jeśli jest to niewygodne.
    Zakres proporcjonalny do projektu
    Nie narzucamy ciężkiej metodyki tam, gdzie wystarczy prosty plan i uczciwy rejestr decyzji.

    Sprawdźmy, czy to pasuje do Twojego projektu

    Zakres wejścia ustalamy po diagnozie. Brief projektu jest najkrótszą drogą do rozmowy o konkretach.

    Zobacz zakres usług