Usługa 04

    Kontrola budżetu i harmonogramu

    Budżet i plan przestają być dokumentem archiwalnym, a stają się narzędziem decyzji.

    Problem, który rozwiązujemy

    Budżet został zatwierdzony na starcie i od tego czasu nie był rzetelnie zestawiany z rzeczywistością. Harmonogram jest aktualizowany wtedy, gdy termin już minął.

    W efekcie organizacja dowiaduje się o przekroczeniu wtedy, gdy nie ma już taniej reakcji. Nie brakuje danych, brakuje kogoś, kto systematycznie je zestawia i wyciąga wnioski przed faktem.

    Kiedy ta usługa ma sens

    • Nie potraficie odpowiedzieć, ile projekt będzie kosztował na koniec, tylko ile już wydaliście.
    • Zmiany zakresu wchodzą bez wyceny i bez formalnej decyzji.
    • Harmonogram istnieje, ale nikt nie utrzymuje jego zależności.
    • Finansujący lub zarząd oczekuje regularnej prognozy, a nie sprawozdania z przeszłości.

    Zakres pracy

    1. 01Odtworzenie lub uporządkowanie budżetu bazowego i założeń, na których powstał.
    2. 02Bieżące zestawianie kosztów poniesionych i zobowiązań z budżetem.
    3. 03Prognoza kosztu końcowego aktualizowana w ustalonym cyklu.
    4. 04Kontrola zmian zakresu: wycena, wpływ na termin, ścieżka akceptacji.
    5. 05Utrzymanie harmonogramu i analiza wpływu opóźnień na kamienie milowe.

    Typowe rezultaty procesu

    • Budżet bazowy z opisanymi założeniami i rezerwami
    • Zestawienie kosztów poniesionych, zobowiązań i prognozy końcowej
    • Rejestr zmian zakresu z wyceną i decyzją
    • Aktualizowany harmonogram z zależnościami i kamieniami milowymi
    • Cykliczna analiza odchyleń z rekomendacją

    Zestaw dokumentów dopasowujemy do skali projektu. Nie każdy projekt wymaga wszystkich pozycji.

    Jak zaczynamy

    1. 1Przegląd obecnego budżetu, źródeł danych kosztowych i harmonogramu.
    2. 2Ustalenie cyklu aktualizacji i progu, powyżej którego odchylenie wymaga decyzji.
    3. 3Uruchomienie zestawień i pierwszej prognozy końcowej.
    4. 4Wejście w stały rytm przeglądu i raportowania.

    Najczęstsze pytania

    Czy gwarantujecie utrzymanie budżetu?
    Nie. Odpowiadamy za jakość prowadzenia kontroli i za to, żeby konsekwencje decyzji były znane przed ich podjęciem. Decyzje zakresowe i kontraktowe pozostają po stronie klienta.
    Skąd bierzecie dane kosztowe?
    Z systemów i dokumentów klienta: zamówień, umów, faktur i zestawień księgowych. Jeśli dane są rozproszone, pierwszym krokiem jest uzgodnienie jednego źródła prawdy.
    Jak często aktualizujecie prognozę?
    Cykl ustalamy na starcie i wpisujemy do umowy. Dobieramy go do tempa projektu, a nie do kalendarza sprawozdawczego.
    Czy potrzebujemy do tego dedykowanego systemu?
    Nie zawsze. Dla wielu projektów wystarczy uporządkowana struktura zestawień. Jeśli skala tego wymaga, proponujemy narzędzie, ale nie jest to warunek rozpoczęcia pracy.
    • Raportowanie zarządcze

      Jeden format statusu, na którym zarząd może oprzeć decyzję, a nie tylko zapoznać się z opisem.

    • Uruchomienie projektu

      Przekładamy decyzję o realizacji na wykonalny plan, budżet bazowy i strukturę odpowiedzialności.

    • Zarządzanie ryzykiem

      Ryzyko przestaje być listą z pierwszego tygodnia, a staje się elementem cyklicznej decyzji.

    Opisz projekt, dopasujemy zakres.

    Brief zajmuje kilka minut i pozwala nam przygotować rozmowę o rzeczach istotnych, a nie o ogólnikach.

    Zobacz pozostałe usługi