Usługa 03

    Przejęcie projektu

    Wchodzimy w projekt, który już trwa, ustalamy stan faktyczny i przejmujemy prowadzenie.

    Problem, który rozwiązujemy

    Projekt trwa, ale osoba, która go prowadziła, odeszła albo nie jest w stanie go udźwignąć. Wiedza jest rozproszona po mailach, arkuszach i rozmowach, których nikt nie zapisał.

    Pierwsze pytanie nie brzmi „co dalej”, tylko „gdzie faktycznie jesteśmy”. Bez rzetelnej odpowiedzi każda kolejna decyzja jest zgadywaniem.

    Kiedy ta usługa ma sens

    • Kierownik projektu odchodzi lub jest niedostępny i nie ma następcy.
    • Status projektu podawany przez zespół nie zgadza się z tym, co widać w kosztach i terminach.
    • Projekt przeszedł kilka zmian zakresu i nikt nie potrafi zestawić ich skutków.
    • Zarząd potrzebuje niezależnej oceny stanu przed decyzją o kontynuacji.

    Zakres pracy

    1. 01Ustalenie stanu faktycznego: zakres, postęp, koszty poniesione i zobowiązania.
    2. 02Przegląd umów, zamówień, zmian zakresu i otwartych spraw spornych.
    3. 03Zestawienie stanu z pierwotnym planem i budżetem, jeśli istniały.
    4. 04Plan wejścia: co przejmujemy, w jakiej kolejności i czego nie ruszamy.
    5. 05Przejęcie operacyjnego prowadzenia projektu i uruchomienie stałego raportowania.

    Typowe rezultaty procesu

    • Raport stanu faktycznego z listą niewiadomych
    • Zestawienie zobowiązań, umów i otwartych spraw
    • Zaktualizowany plan i budżet z jawnie opisanymi zmianami
    • Plan wejścia z priorytetami pierwszych tygodni
    • Rejestr ryzyk i decyzji prowadzony od momentu przejęcia

    Zestaw dokumentów dopasowujemy do skali projektu. Nie każdy projekt wymaga wszystkich pozycji.

    Jak zaczynamy

    1. 1Rozmowa o powodzie przejęcia i o tym, kto dziś ma wiedzę o projekcie.
    2. 2Krótki przegląd dostępnej dokumentacji i danych kosztowych.
    3. 3Propozycja zakresu ustalenia stanu i warunków przejęcia prowadzenia.
    4. 4Wejście w projekt z planem komunikacji do zespołu i kontrahentów.

    Najczęstsze pytania

    Czy oceniacie pracę poprzedniego zespołu?
    Nie jest to celem. Interesuje nas stan faktyczny i to, co z niego wynika dla dalszych decyzji. Jeśli w trakcie ustalania stanu ujawnią się kwestie formalne lub kontraktowe, zgłaszamy je sponsorowi projektu bezpośrednio.
    Co, jeśli dokumentacji praktycznie nie ma?
    To częsta sytuacja. Wtedy odtwarzamy obraz projektu z umów, faktur, korespondencji i rozmów z uczestnikami, wyraźnie oznaczając, co jest ustalone, a co pozostaje niepotwierdzone.
    Czy przejęcie oznacza wymianę zespołu?
    Nie. Najczęściej pracujemy z zespołem, który już jest, porządkując role i sposób pracy. Rekomendacje kadrowe pozostają decyzją klienta.
    Jak szybko możecie wejść?
    Termin zależy od dostępności naszego zespołu i skali projektu. Podajemy go po pierwszej rozmowie, bez deklarowania z góry gotowości natychmiastowej.
    • Projekty naprawcze

      Projekt stracił tempo lub kontrolę. Ustalamy przyczynę i doprowadzamy go do decyzji o dalszym losie.

    • Kontrola budżetu i harmonogramu

      Budżet i plan przestają być dokumentem archiwalnym, a stają się narzędziem decyzji.

    • Raportowanie zarządcze

      Jeden format statusu, na którym zarząd może oprzeć decyzję, a nie tylko zapoznać się z opisem.

    Opisz projekt, dopasujemy zakres.

    Brief zajmuje kilka minut i pozwala nam przygotować rozmowę o rzeczach istotnych, a nie o ogólnikach.

    Zobacz pozostałe usługi