Projekt pod kontrolą.
Bez budowania własnego działu.
Wchodzimy tam, gdzie projekt trzeba uruchomić, uporządkować albo przejąć. Organizujemy ludzi, decyzje, budżet, harmonogram i raportowanie — jako zewnętrzne PMO dopasowane do konkretnego zadania, a nie do etatu.
Kiedy warto nas włączyć
Najczęściej rozmowa zaczyna się w jednym z czterech momentów. Każdy z nich wymaga innego wejścia i innego zakresu.
- Projekt bez zespołu
- Decyzja o realizacji zapadła, ale w organizacji nie ma nikogo, kto poprowadziłby projekt od strony planu, budżetu i dostawców. Zadania rozchodzą się między działy, które mają już własne obowiązki.
- Projekt traci tempo
- Prace trwają, ale terminy przesuwają się bez formalnej decyzji, a lista otwartych spraw rośnie szybciej, niż się domyka. Nikt nie potrafi wskazać jednej przyczyny opóźnienia.
- Zarząd nie ma rzetelnego statusu
- Raporty powstają na prośbę, z różnych źródeł i w różnych formatach. Trudno odróżnić postęp od aktywności, a decyzje podejmowane są na podstawie wrażeń, nie danych.
- Kompetencja potrzebna tylko na czas projektu
- Zadanie wymaga doświadczenia w prowadzeniu złożonych projektów, ale po jego zakończeniu taka rola nie będzie potrzebna na stałe. Rekrutacja jest wtedy droższa i wolniejsza niż potrzeba.
Co przejmujemy
- 01PMO as a ServiceGotowe biuro zarządzania projektami po stronie klienta, uruchamiane na czas trwania zadania.
- 02Uruchomienie projektuPrzekładamy decyzję o realizacji na wykonalny plan, budżet bazowy i strukturę odpowiedzialności.
- 03Przejęcie projektuWchodzimy w projekt, który już trwa, ustalamy stan faktyczny i przejmujemy prowadzenie.
- 04Kontrola budżetu i harmonogramuBudżet i plan przestają być dokumentem archiwalnym, a stają się narzędziem decyzji.
- 05Zarządzanie ryzykiemRyzyko przestaje być listą z pierwszego tygodnia, a staje się elementem cyklicznej decyzji.
- 06Kontraktacja i dostawcyPorządkujemy podział zakresów, wybór dostawców i rozliczanie ich zobowiązań w trakcie projektu.
- 07Raportowanie zarządczeJeden format statusu, na którym zarząd może oprzeć decyzję, a nie tylko zapoznać się z opisem.
- 08Projekty naprawczeProjekt stracił tempo lub kontrolę. Ustalamy przyczynę i doprowadzamy go do decyzji o dalszym losie.
- 09Transformacje i wdrożeniaProwadzimy zmianę organizacyjną lub wdrożenie po stronie zamawiającego, nie dostawcy.
Jak zaczynamy
- 01
Diagnoza
Poznajemy cel, ograniczenia, dokumenty i osoby zaangażowane. Nazywamy to, co jest ustalone, i to, co tylko wydaje się ustalone.
- 02
Plan wejścia
Ustalamy zakres naszej roli, tryb pracy, punkty decyzyjne i sposób raportowania. Zapisujemy, za co odpowiadamy my, a za co klient.
- 03
Prowadzenie
Pracujemy w stałym rytmie: plan, ryzyka, decyzje, status. Eskalujemy wcześnie, zamiast opisywać problem po fakcie.
- 04
Przekazanie i zamknięcie
Domykamy dokumentację, rozliczenie i przekazanie do bieżącej działalności, żeby po naszym wyjściu projekt dalej był obsługiwalny.
Co klient otrzymuje
Nie sprzedajemy obecności na spotkaniach. Poniżej typowe artefakty procesu. Ich dobór i szczegółowość zależą od projektu i ustalamy je przed startem.
- Mapa odpowiedzialności
- Kto decyduje, kto rekomenduje, kto wykonuje i kogo informujemy.
- Plan i kamienie milowe
- Kolejność prac, zależności i kryteria uznania etapu za zamknięty.
- Budżet bazowy i forecast
- Punkt odniesienia oraz aktualna prognoza z opisanymi odchyleniami.
- Rejestr ryzyk i decyzji
- Ryzyka z właścicielem i planem reakcji, decyzje z datą i uzasadnieniem.
- Rytm raportowania
- Jeden format i stała częstotliwość statusu dla sponsora projektu.
Budownictwo i inwestycje kapitałowe
To środowisko, z którego wywodzi się nasza praktyka. Projekty budowlane i kapitałowe wymuszają dyscyplinę, którą stosujemy dziś także poza budownictwem: rozdzielenie roli zamawiającego od wykonawcy, budżet bazowy z rejestrem zmian, kontraktację pakietową i twardy rytm raportowania.
Role formalne wynikające z prawa budowlanego pozostają po stronie uprawnionych osób i nie są przez nas zastępowane.
Zobacz szczegółyPozostałe typy projektów
Z kim najczęściej pracujemy
Firmy bez własnego PMO
Projekty pojawiają się nieregularnie i nie uzasadniają stałego działu, ale wymagają takiej samej dyscypliny jak w organizacji, która go ma.
Sponsorzy i inwestorzy projektu
Potrzebują reprezentacji własnego interesu w procesie, w którym wszystkie pozostałe strony mają swoje cele i swoje umowy.
Zarządy prowadzące zmianę
Zmiana wykracza poza jeden dział, a bieżąca struktura nie ma mocy, by narzucić priorytet i tempo.
Zespoły potrzebujące przejęcia projektu
Prowadzący odszedł, dostawca zawiódł albo projekt wymknął się z kontroli i trzeba go ustabilizować przed dalszą realizacją.
Opisz projekt, odpowiemy po analizie briefu
Brief zajmuje kilka minut i zawiera cztery pytania: typ projektu, sytuacja, potrzebny zakres oraz kontakt. Na tej podstawie wracamy z propozycją zakresu wejścia albo z informacją, że nie jesteśmy właściwym partnerem do tego zadania.